Il fascicolo dei documenti contabili del condominio
Il fascicolo dei documenti contabili del condominio è un insieme di documenti che raccoglie tutte le informazioni finanziarie relative alla gestione condominiale. Questo fascicolo è essenziale per garantire la trasparenza e la corretta gestione delle risorse del condominio e viene disciplinato dalla normativa italiana, in particolare dalla legge n. 220/2012, che ha riformato la disciplina del condominio nel Codice Civile.
Normativa di Riferimento
- Articolo 1130-bis del Codice Civile: L’articolo 1130-bis, introdotto dalla legge n. 220/2012, prevede l’obbligo per l’amministratore di redigere e tenere aggiornato il rendiconto condominiale annuale. Questo articolo stabilisce che il rendiconto debba essere composto da:
- Un registro di contabilità.
- Un riepilogo finanziario.
- Una nota sintetica esplicativa della gestione.
Contenuto del Fascicolo dei Documenti Contabili
Il fascicolo dei documenti contabili comprende diversi elementi che documentano l’attività finanziaria del condominio, tra cui:
- Registro di Contabilità:
- Riporta tutte le entrate e le uscite del condominio, in ordine cronologico.
- Include dettagli come la data, la causale, l’importo e il soggetto coinvolto (fornitore, condòmino, ecc.).
- Riepilogo Finanziario:
- Presenta una sintesi delle entrate e delle uscite, mostrando la situazione patrimoniale del condominio.
- Include i saldi dei conti correnti condominiali e eventuali crediti o debiti.
- Nota Sintetica Esplicativa:
- Descrive in modo chiaro e sintetico la gestione condominiale dell’anno.
- Fornisce spiegazioni su eventuali voci particolari di spesa, ripartizione delle spese, lavori straordinari, e qualsiasi altra informazione rilevante per comprendere la gestione economica.
- Documenti di Supporto:
- Fatture e ricevute: Tutti i documenti giustificativi delle spese effettuate dal condominio.
- Estratti conto bancari: Rappresentano la movimentazione finanziaria dei conti condominiali.
- Bilanci preventivi e consuntivi: Il bilancio preventivo che stima le spese e i relativi contributi, e il bilancio consuntivo che riassume le spese effettive e le entrate.
- Verbali dell’Assemblea:
- Contengono le delibere assembleari riguardanti l’approvazione del bilancio e altre decisioni relative alla gestione economica.
Obblighi dell’Amministratore
- Redazione e Aggiornamento:
- L’amministratore è tenuto a redigere annualmente il rendiconto condominiale e a mantenerlo aggiornato.
- Deve garantire la corretta registrazione di tutte le operazioni contabili.
- Trasparenza e Accesso ai Documenti:
- Gli atti contabili devono essere accessibili a tutti i condòmini, che hanno il diritto di visionarli e ottenere copie.
- Il Codice Civile prevede che i condòmini possano richiedere chiarimenti e, se necessario, convocare un’assemblea per discutere eventuali dubbi sulla gestione contabile.
- Conservazione dei Documenti:
- L’amministratore è obbligato a conservare tutta la documentazione contabile per almeno 10 anni.
Controllo e Revisione
- Revisore dei Conti:
- L’assemblea condominiale può decidere di nominare un revisore dei conti per verificare la correttezza e la trasparenza della gestione contabile dell’amministratore.
- Obbligo di Presentazione:
- Il fascicolo dei documenti contabili deve essere presentato all’assemblea per l’approvazione entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario.
Sanzioni e Conseguenze per Inadempienza
- Revoca dell’Amministratore:
- Se l’amministratore non adempie agli obblighi di tenuta e aggiornamento del fascicolo contabile, può essere revocato per giusta causa dall’assemblea.
- Risarcimento Danni:
- In caso di gestione scorretta o fraudolenta, l’amministratore può essere ritenuto responsabile e obbligato a risarcire i danni subiti dal condominio.
Il fascicolo dei documenti contabili è un elemento cruciale per la trasparenza e la corretta gestione del condominio. La normativa italiana impone all’amministratore di mantenerlo accuratamente aggiornato e accessibile, per garantire ai condòmini il pieno controllo sulla gestione economica della proprietà comune. Questo strumento aiuta a prevenire controversie e a promuovere una gestione condivisa e responsabile.
